Responda rapidamente: Quanto sobra no seu caixa no final do mês? Qual é a previsão para os próximos meses?

Se ficou difícil de responder, então este artigo é para você:

A marcenaria é uma empresa que produz e vende, produtos e serviços em troca de lucro.

E é muito comum vermos marcenarias focadas em aumentar a receita, sem saber ao certo se estão tendo lucro. Ainda pior, exemplos de marcenarias preocupadas em aumentar o faturamento para girar o caixa.

Sem entrar no detalhe das definições é importante trazer uma breve distinção entre alguns conceitos.

• Receita: É o valor que entra no caixa ao vender o produto ou prestar o serviço;
• Faturamento: É o valor das vendas de produtos e serviços dentro de um período, contudo não considera se a venda foi a vista ou parcelada;
• Lucro: É o valor que se obtém da atividade econômica como um todo. Simplificando-se, subtrai-se todos os custos, despesas e tributos e obtém-se o valor. Contudo pode ser negativo. O negócio pode dar prejuízo.  

É bem interessante que você também leia os posts relacionados a venda. Criamos 10 posts específicos para marcenaria. Os dois primeiros são bem interessantes para definir o Foco do Cliente e o Posicionamento da Marca da Marcenaria.

Claro que, ter foco somente em receita, faturamento, lucro…, não fazem de uma marcenaria, uma empresa de sucesso. Isso não se sustenta. Uma empresa que tem como objetivo somente o lucro, não sobrevive na economia moderna.

O lucro deve ser a consequência da atividade econômica, de um modelo de negócio eficaz. Um negócio que entrega o valor para o cliente final. Um negócio que entende e satisfaz as necessidades dos clientes.

Para simplificar, vamos falar neste artigo sobre o que as empresas de sucesso fazem,  “o que precisa ser feito para sobrar um valor no caixa, no final do mês, todos os meses”.

Baixe aqui: Guia da Marcenaria Competitiva

Segredo 1: Estabilizar a operação.

A marcenaria como qualquer outra empresa deve obrigatoriamente ter uma operação que funcione da mesma forma, sempre.

Uma operação que funcione satisfazendo clientes. Que faz os clientes voltarem.

Funcione de forma repetida, algo que possa se repetir na segunda-feira, na terça-feira, na quarta-feira, na quinta-feira e na sexta-feira. Que gere lucro, todos os dias, todas as semanas, todos os meses do ano.

Se a sua marcenaria tem uma operação instável, que depende do proprietário todo o tempo para resolver problemas e imprevistos, tenha muita atenção. Você precisa agir logo pois o seu negócio não sobreviverá por muito tempo nestas condições.

Para estabilizar a operação, siga os seguintes passos.

Primeiro Passo. Você precisa conseguir mais tempo para pensar o negócio

Sim. Você precisa primeiro ganhar tempo para ter condições de pensar estrategicamente (que faz parte do segundo segredo).

O primeiro passo a ser dado é buscar uma organização básica para reduzir os principais problemas que você enfrenta no dia-a-dia e assim ter um pouco mais de tranquilidade para pensar o negócio como um todo.

Este trabalho começa por você, sendo feito provavelmente no final de semana, no seu período de folga.

Em uma planilha liste os principais problemas e atividades que hoje tomam mais o seu tempo na marcenaria.

Alguns exemplos:

• Problema com a má especificação de projetos dos ambientes e dos móveis;
• Problema com orçamentos de projetos;
• Problema com a programação da produção;
• Problema com a falta de informações detalhadas;
• Problema com atrasos na produção;
• Problema com o fornecimento de matéria-prima;
• Problema com a agenda de montagem;
• Problema com a instalação dos móveis na obra;

Ordene os problemas por prioridade, considerando o maior número de ocorrências por dia. Os problemas que mais incomodam, que tomam mais o seu tempo na semana. Pontue aqueles que sempre exigem mais urgência para serem resolvidos.

Assim você verá sobre o que você deve agir primeiro.

Vamos supor que você priorizou a solução para os problemas de orçamento e desmembramento de projetos (explosão de projetos). Possivelmente você precisa se envolver para não ter problemas ainda maiores na produção e na montagem.

Todo problema tem uma causa e as causas podem ter origem: no método de trabalho, no material utilizado,  na mão-de-obra, nas máquinas, nas medidas,  no meio ambiente.

Então ao invés de continuar a ‘perder o tempo’, todos os dias resolvendo problemas. É importante eliminar as causas do problema selecionado utilizando uma técnica simples.

A técnica mais simples e fácil de aprender é a técnica dos 5 porquês. É uma técnica para você encontrar a causa raiz dos problemas.

Consiste em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender a origem do problema. Normalmente esse número de 5 respostas é suficiente para se compreender melhor o cenário e entender como eliminar a causa.

Lembre-se, você precisa encontrar as causas dos problemas e eliminá-las. Senão vai continuar a se envolver todos os dias com os mesmos problemas. Nada é mais frustrante.

Se você conseguir eliminar o envolvimento com o primeiro problema básico, eliminando as causas, terá este tempo adicional diário para começar a pensar mais estrategicamente no seu negócio. Trabalhe sobre as causas dos problemas iniciais básicos já priorizados para ganhar pelo menos umas 3 horas por dia para pensar no seu negócio.

É um ciclo, conforme você vai selecionando os problemas e trabalhando de forma consciente para eliminar as causas, vai ganhando mais tempo e tem a condição de começar a delegar atividades a seus funcionários.

Em outras palavras, você precisa de tempo para estudar e entender quais são as melhores práticas (dicas e sacadas de outras marcenarias), processos que dão certo e ajudam a estabilizar a operação da empresa. Entender como outras marcenarias estão trabalhando com novos processos e se tornando mais competitivas.

Segundo Passo. Construa o macroprocesso atual da sua marcenaria

O macroprocesso define e engloba as principais funções da marcenaria.

Com um macroprocesso você terá uma visão clara do funcionamento da sua marcenaria.

O maior benefício em construir um macroprocesso é, na verdade, a reflexão sobre a sua própria empresa. É o aprendizado que você terá sobre o funcionamento do seu negócio.

Nesta construção, provavelmente você se dará conta de muita coisa que pode ser melhorada ou outras funções que deverão ser implementadas na marcenaria.

Neste material, você encontra o guia e um bom exemplo de um macroprocesso. Também um exemplo de macroprocesso completo de uma marcenaria.

Terceiro Passo. Compartilhe e detalhe os processos atuais

Quando você tiver um macroprocesso construído, apresente ele para a sua equipe.

Juntamente com as pessoas chave da sua marcenaria, corrija o macroprocesso e então faça o detalhamento dos processos.

Se estiver executando pela primeira vez este tipo de trabalho entenderá logo no início porque muitos dos problemas são rotineiros.

Compartilhando a visão que você tem do seu negócio, verá que ela é diferente da visão dos seus funcionários.

Entenda que a falta de compreensão sobre o que é certo fazer está sempre a frente da imprudência e execução de procedimentos inadequados por parte dos funcionários.

Toda a ‘macro-atividade’ deve ser aberta e detalhada. Faça uma lista de atividades que devem ser executadas em sequência. Quem deve executar, os recursos necessários, tempo e equipamentos envolvidos.

Um processo é uma sequência de atividades que executadas geram um produto final. Um processo de marketing deve entregar clientes potenciais para trabalhar, um processo comercial deve entregar novas vendas, um processo de produção deve entregar móveis prontos e assim por diante.

Tenha sempre em mente o principal motivo de estar realizando este trabalho: “o seu entendimento sobre o seu próprio negócio“. É um investimento no futuro do seu negócio. Ao gastar um tempo detalhando como as coisas são feitas, você se dará por conta como pode aumentar a produção com os mesmos recursos.

Como o principal processo da marcenaria é o da produção e, provavelmente é o processo que todo empreendedor mais domina, uma dica é começar a detalhar as atividades deste processo.  Entender que o processo de produção tem o objetivo de produzir, para isso precisa receber todas as informações, os insumos, as especificações claras.

Por mais que os produtos finais de uma marcenaria possam variar, você terá atividades padrão que serão executadas em uma determinada ordem para produzir os móveis sob medida.

Quarto Passo. Acompanhe a execução dos processos atuais.

Neste passo, você ainda está na primeira fase pela busca de uma operação estável.

Uma vez definido como deve funcionar o seu negócio, agora é importante instituir este macroprocesso na empresa. Você deve oficializar esta sequencia de atividades para que todos sigam esta ordem de atividades.

Uma coisa é certa neste primeiro momento: as pessoas NÃO vão seguir o seu processo.

Nesta fase, duas palavras devem andar juntas: DISCIPLINA E MELHORIA.

As pessoas tem a tendência, principalmente na nossa cultura, de dar um jeitinho para fazer as coisas de forma diferente.

O sucesso nesta fase inicial de ‘estabilização da operação’ vai depender diretamente do acompanhamento da execução dos processos.

Muitas atividades adicionais serão encontradas. Também exceções do processo. Verifique se vale atualizar o processo com as novas questões ou  trata-se de objeções apresentadas por quem não quer seguir o processo.

Quinto Passo. Estabeleça as metas

Ao invés de provocar grandes modificações na empresa, sugerimos primeiro descrever como a empresa já funciona atualmente. Com isso surgem as melhores ideias para promover as melhorias.

Mesmo nesta fase inicial, após ter uma ideia mais formalizada de como funcionam os processos na marcenaria, estabeleças as metas.

Você pode começar pela identificação das quantidades necessárias de produtos gerados por um processos internos:

Seguem alguns exemplos:

• Um processo de marketing deve entregar como produto um número X de contatos de potenciais clientes a serem trabalhados pela área comercial. Estabeleça uma meta como: 100 contatos de clientes potenciais por mês;
• Um processo de venda deve entregar como produto um número X de venda de projetos todo mês. Por exemplo: R$ X de venda por mês; Ou Venda de projetos para X% dos clientes potenciais entregues pelo setor de marketing;
• Um processo de produção deve entregar como produto um número X de peças prontas todo mês. Como os ambientes podem variar muito, então é possível definir em média um número de peças a serem produzidas. Algumas marcenarias tratam como número de chapas cortadas/beneficiadas por mês…

Uma forma para chegar a estes números é fazer uma média geral dos últimos três ou quatro meses, considerando as variações provocadas pela sazonalidade.

Sexto Passo. Promova melhorias.

Apresente as metas dos setores aos seus responsáveis.

Se existem setores sem um responsável, então delegue a alguém as atividades ou assuma-as. Por exemplo, se a marcenaria não possui ainda um setor de marketing, siga o processo executando você mesmo as atividades pertinentes.

Acompanhe periodicamente se as metas definidas para cada entrega do setor são possíveis.

No entanto, agora você já começa a ajudar os seus colaboradores a executarem as suas atividades. Ao invés de você mesmo ter que parar para solucionar problemas e imprevistos.

Ajudando a equipe, você verá a realidade da empresa representada por números. Verá se os números projetados são possíveis. Poderá ver mais facilmente o que precisará ser feito para então chegar a meta.

Este é o verdadeiro trabalho de um gestor. Promover melhorias nos processos, eliminando as causas dos problemas.

Promover melhorias é a chave para criar uma operação estável. Veja neste artigo, dicas e ferramentas para criar uma rotina de crescimento. Como é possível implementar e controlar as melhorias.

Segredo 2: Operação Escalável.

Estratégia, melhorias incrementais e investimentos gradativos vão trazer mais retorno para o seu negócio ao longo do tempo.

Basicamente um negócio escalável é aquele que possui características de desenvolvimento e evolução que não exija o aumento proporcional dos custos de operação.

Tem a ver com modelos de operação onde as empresas conseguem fazer mais com menos, aumentando a produtividade.

Onde é possível aumentar a produção sem precisar aumentar o número de pessoas, máquinas e recursos na mesma proporção.

Uma operação escalável é aquela onde você provoca uma melhoria e obtém um retorno algumas vezes maior que o seu investimento. Onde você consegue aplicar uma meta mais desafiadora, provocar as melhorias e obter um retorno maior para o investimento.

Um negócio escalável é aquele onde você pode investir R$ 1,00 (um real) e pode tirar R$ 2,00 (dois reais), sem ter obrigatoriamente uma necessidade de aumentar proporcionalmente o investimento, o tamanho da empresa.

Depois de efetuar melhorias, você investe R$ 10,00 (dez reais) e pode tirar R$ 50,00 (cinquenta reais).

Quanto mais você continua investindo dinheiro e esforço mais os lucros vão se multiplicando.

Assim você consegue ter um modelo repetível e escalável.

Considerando que você tem uma operação estável, agora é interessante analisar novamente o material sobre pensamento estratégico.

Neste ponto sugiro um questionamento: Depois de estabilizar a sua operação, por quanto tempo você vai conseguir manter a sua margem de lucro?

Considerando que o mercado muda rapidamente, é importante traçar um plano estratégico. Talvez buscar um novo segmento de mercado seja uma forma de escalar o seu negócio.

As crises geram novas oportunidades para o seu negócio. Com tempo para se dedicar ao negócio é possível explorar novos mercados.

Trabalhar para ter um operação escalável significa provocar melhorias para garantir lucro no médio e longo prazo, considerando as tendências do mercado, novos modelos de negócio e novas tecnologias.

Estas mudanças vão exigir novas mudanças na sua operação.

Segredo 3: Investir corretamente.

Você não aumentará os lucros investindo simplesmente em máquinas e softwares.

Tecnologia é apoio. Serve para economizar no processo, para ter agilidade, reduzir desperdícios, eliminar retrabalho, reduzir custos de produção.

Com uma operação com falhas, mais que ajudar, a tecnologia pode até atrapalhar.

É muito comum encontrarmos marcenarias procurando softwares, somente depois de ter adquirido uma máquina CNC.

Muitos proprietários entendem só depois de fazer grandes investimentos, que para realizar uma usinagem em uma CNC, é preciso gastar um tempo fazendo uma programação manual do setup da máquina, quando não tem um software compatível. Então novas atividades no processo e custos são adicionais por não ter uma solução ágil e compatível com a máquina.

Sem contar que, se escolher uma máquina ou software errado para o seu negócio, no momento errado, sem suporte ou apoio para a implantação, terá além do investimento inicial, os prejuízos decorrentes do tempo e esforço desperdiçados.

Por isso desenvolvemos diversos materiais que podem ajudar a entender primeiro os tipos de máquinas existentes. Leia este e-book.

E ainda uma outra oportunidade de melhoria, para aumentar a produtividade na marcenaria, sem grandes investimentos é a organização dos seus espaços internos.

Melhorando o layout da marcenaria é possível melhorar substancialmente a sua produtividade.

Conclusão

Agora você já sabe que a base para ter lucro na marcenaria é a estabilização dos processos, a definição de um modelo de negócio e a busca dos melhores investimentos no momento certo. É isso que garante o lucro no curto, médio e longo prazo.

É necessário trabalhar de forma diferente. Primeiro é preciso sair da operação.

Você precisa ganhar tempo liberando-se das atividades operacionais urgentes e rotineiras.

Você vai precisar delegar tarefas e ajudar os seus funcionários a executarem as atividades. Quando tiver bem claro quais atividades merecem maior atenção, então investir em tecnologia para executar mais facilmente e com segurança estas atividades, promovendo economia.

É por isso que as empresas que duram e tem sucesso no mercado, investem em processos. Investem um bom tempo na criação de uma cultura dentro da empresa que busca satisfazer os clientes através dos processos.

Uma grande virada acontece na empresa quando todos trabalham a favor dos processos. Quando os funcionários aceitam e trabalham pela melhoria da empresa.

Com uma operação estável, um modelo escalável, fazendo os investimento certos você vai conseguir prever o quanto a marcenaria terá de lucro no curto e médio prazo.

Qualquer ação, trabalho, procedimento que for aplicado na empresa, estará relacionado a um processo. Sendo estável, poderá ser repetido continuamente para gerar lucro, esta é a lógica.

Então, você já tem uma operação estável? Precisa de mais ajuda entender como fazer e implantar novos métodos de produção?

Sobre a Gabster

Através de uma plataforma que integra designers, arquitetos e especificadores à indústria em geral, a Gabster conecta o design com a manufatura para simplificar a produção de ambientes personalizados.

Tecnologia, inovação e processos, fazem da Gabster uma solução única, que através de resultados concretos possibilita o crescimento escalar de seus clientes.

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