16 problemas que você deve evitar ao contratar uma solução de tecnologia

A transformação digital está cada vez mais presente nas empresas e deveria estar sempre relacionada a melhoria de desempenho.

As novas plataformas estão aparecendo no mercado para elevar o nível de competitividade da indústria. E para que isso aconteça, os fornecedores destas soluções tecnológicas precisam entender muito do negócio do mercado dos seus clientes. Para que um projeto de automação entregue resultado, não basta a tecnologia, são necessários processos, treinamentos, novas práticas de gestão e uma boa área de suporte.

Apesar dos benefícios óbvios, muitos projetos de automatização apresentam algumas complexidades escondidas. Por isso escrevemos este post sobre os 16 principais problemas que você poderá enfrentar ao implantar uma solução digital de projeto e produção de produtos customizáveis.

1. Fornecedor de baixa qualidade. Cuidado com fornecedores com pouca infraestrutura e que não possuem processos claros de trabalho. Você precisa eleger os fornecedores que aplicam uma boa parte dos seus lucros em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos. Além da solução tecnológica em softwares, o fornecedor precisa ter muita experiência no negócio da sua empresa. Só assim conseguirá montar um bom projeto de implantação, definindo metas reais e poderá mostrar em exemplos o caminho para você chegar a um novo nível de desempenho;
2. Transferência de custos: “Trocar seis por meia dúzia”. Um dos pontos essenciais para o sucesso da transformação digital é a melhoria do desempenho da empresa. Então qualquer solução que exija da sua empresa o acumulo de funções ou contratação de novos profissionais para programação dos sistemas, para cuidar da infraestrutura de TI, vai comprometer uma boa parcela do sucesso do projeto. Se você possui uma marcenaria e já se deu conta que precisa entrar na onda da transformação digital, pense que você precisa de uma solução que lhe entregue agilidade e que consiga otimizar a sua estrutura. Será danoso para a empresa se você a solução entrega otimização na produção mas exige novos postos de trabalho de programação no PCP. Não adianta você investir para transferir um poder de decisão do chão de fábrica para a programação de sistemas. Com o tempo você terá um problema ainda maior;
3. Pessoal inadequado: A pessoa chave que estiver atuando à frente do projeto deve ter todo o conhecimento do negócio. A implantação de uma nova solução envolve todas as áreas da empresa e poderá ser complexo para uma pessoa que, por exemplo, cuida apenas da engenharia. Também será difícil para um projetista, fazer com que o pessoal da produção aceite os novos procedimentos de trabalho;
4. Soluções parciais: Se o projeto de automatização for parcial, como resultado você terá uma empresa com diversos setores separados como ilhas. No passado, as soluções de integração sempre foram muito custosas. Isso porque os softwares (comercializados através de licenças anuais) resolviam problemas pontuais. Na nova era da digitalização, onde o melhor desempenho deixou de ser um diferencial para ser um requisito de sobrevivência, as novas soluções são desenhadas para atender linhas de processos e se integrar-se muito facilmente a outros projetos. Por isso é fundamental, explorar os sistemas especializados que atendem processos por completo e com uma capacidade de se integrar a outros, sem necessidade de grandes desenvolvimentos;
5. Diversos fornecedores: Da mesma forma que os sistemas, os fornecedores precisam estar sempre bem integrados. Você terá menos problemas se contratar um único fornecedor que disponibiliza as diversas especialidades para ‘o que’ você está procurando. Todo sistema desenvolvido hoje precisa entregar em conjunto um mínimo de consultoria de negócio e mostrar o que foi levado em conta em termos de processo de negócio. Se você trabalha com sistemas integrados, certifique-se que os fornecedores não possuem soluções que conflitam entre si;
6. Segurança: Nada pode ser pior que uma solução instável. Softwares que deixam dúvida sobre a integridade das informações processadas. Existem muitos casos, inclusive de empresas que perdem ou tem as suas informações sequestradas porque as soluções não apresentam os controles necessários de criptografia e integridade dos dados. Sistemas desconectados que ficam trabalhando em modo local, deixam a ‘porta aberta’ para modificações por qualquer usuário e intrusos;
7. Metas mal concebidas: Se você quer ter um resultado tangível, precisa desde o início do projeto, ter definido junto com o fornecedor e a equipe, as metas claras de prazo e entregas previstas. Pergunte a equipe o que realmente o projeto vai trazer de benefícios para empresa. Qual o papel de cada um no projeto?
8. Responsabilidade sobre o projeto: Em muitos casos quem contrata uma solução coloca uma pessoa chave para implantar o projeto. Na maioria das vezes a pessoa terá benefícios claros se o projeto tiver sucesso: trabalho facilitado, mais segurança, o novo aprendizado, quem sabe um novo cargo e até uma recompensa monetária. Mas o que dizer se o projeto tiver insucesso, o que acontecerá? E as pessoas que não estão ligadas diretamente ao projeto, como serão beneficiadas, isso é claro para elas? Se elas ficarem se esquivando para o projeto não ter sucesso, como serão responsabilizadas?
9. Processo inadequado: A transformação exige a mudança de processos dentro da empresa. Então uma solução deve obrigatoriamente aplicar mudanças de processos de projeto, fabricação e montagem. Então, como os procedimentos mudam, as funções do trabalho também mudam. Por isso, uma solução completa deve trazer inclusive uma nova descrição de cargos e todos os treinamentos necessários para os funcionários da empresa;
10. Inexistência de homologação: Qualquer novo sistema precisa passar obrigatoriamente por um processo de homologação. Um processo completo passa por uma definição de passo a passo de como o sistema deve se comportar e qual é o resultado que deve ser obtido. Na verdade, é um conjunto rigoroso de testes que devem ser executados antes que o usuário final ou dono do projeto aceite a implementação. Se isso não for executado antes da entrega final, tenha atenção pois o sistema está inseguro;
11. Falta de procedimento para correção de problemas: Uma coisa é certa, todo projeto terá algum tipo de problema. Mudança de ferramentas em máquinas CNC, configurações de computadores, falha na internet, necessidade de mudança de regras dos produtos… Mudanças no cenário ocorrem no dia-a-dia e os problemas surgem. A questão é: algum problema vai acontecer. O importante é que o fornecedor precisa ter uma maneira simples e rápida para resolução. Devem ser mantidos obrigatoriamente registros formais dos incidentes para que sejam possíveis de serem atribuídas as soluções e resoluções que eliminem as futuras ocorrências;
12. Má comunicação: Dificilmente um projeto tem insucesso por ter exagerado na comunicação. A comunicação mais correta é aquela que deixa todos os envolvidos cientes do andamento do projeto e o papel de cada um para o sucesso. Fique atento a todas informações que são disponibilizadas em vídeos de apresentação e divulgação de cases de implantações dos fornecedores pois são ótimos estímulos aos envolvidos no projeto;
13. Custos irrealistas: Desconfie dos projetos com valores irresistíveis, muito baixo. Para tudo existe um equilíbrio. É verdade que cada vez mais, as novas tecnologias barateiam as soluções. Não estamos falando neste ponto sobre valores de licenças, pois estas estão cada vez mais próximas de zero. As plataformas modernas trabalham com assinatura e garantem uma série de serviços em conjunto, através do pagamento de uma mensalidade. Cuide do quanto você está investindo em material intelectual. Isso pode ser visto em horas oferecidas de consultoria, de ajuda no projeto, no suporte, ou seja, nos serviços adicionais que o seu fornecedor está dedicando para você e principalmente para o atendimento da sua equipe;
14. Cronograma falho: Se o prazo para a implementação for muito curto, irreal, muitos passos podem estar sendo deixados de lado. Por outro lado, se o projeto atrasar você poderá perder o ‘time’ do mercado ou criar uma desmotivação na sua equipe. Busque cronogramas modelo, com tarefas e procedimentos já implantados em outras empresas do mesmo segmento e que tiveram sucesso;
15. Falta de capacitação: A sua equipe precisa ser preparada. Você é o dono da empresa, nada de você assumir sozinho a implantação para depois passar para os funcionários. Você necessariamente vai precisar cuidar do negócio e não terá o tempo e a tranquilidade necessária para entender, utilizar e então passar os novos métodos para os demais empregados. Você precisa estar ciente e vigiando o que está acontecendo, mas de um nível superior, a não ser que a sua empresa tenha apenas duas pessoas. No processo de implantação verifique então se existem pessoas suficientes, se todas serão comunicadas e o projeto já prevê a capacitação necessária para todos;
16. Falta de suporte da diretoria: Os donos do negócio e diretores devem ser totalmente favoráveis ao projeto. Em determinadas fases da implantação, diversas decisões que impactarão no negócio deverão ser tomadas pela direção como: a adoção de um padrão construtivo para os produtos, a mudança de um sistema de fixação, a aprovação de um novo fluxo de processo, a adoção de melhorias no layout da empresa, etc… Por isso, se existirem mais sócios ou diretores com intensões distintas quanto ao projeto, é preciso resolvê-las fora do projeto para acabar não reduzindo o retorno do seu investimento.

A transformação digital está trazendo um novo cenário onde todas as empresas, máquinas e pessoas passam a interagir entre si de uma forma mais customizada, mais rápida e assertiva. Trata-se de uma mudança de paradigma, veio para ficar e já está deixando a indústria mais flexível.

Contudo os princípios são sempre os mesmos. Toda mudança não pode ser vista de forma isolada, pense em conjunto: pessoas, processos e tecnologia.

Sobre a Gabster

Através de uma plataforma que integra designers, arquitetos e especificadores à indústria em geral, a Gabster conecta o design com a manufatura para simplificar a produção de ambientes personalizados.

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